[ Stránka 2 z 5 ] 
Sponzorováno společností BQE Software
Autor Peter J. Arsenault, FAIA, NCARB, LEED AP
Momentálně nejste přihlášeni ke svému účtu CE Center. Chcete-li zobrazit a vyplnit kvízové otázky, které jsou součástí tohoto článku, přihlaste se.
KPI #1 – VYUŽITÍ
Stanovení míry využití zaměstnanců ve firmě je základním měřítkem, které má silný vliv na to, jak je podnik řízen. Je definován jako množství dostupného času zaměstnance, který je využit pro produktivní, fakturovatelnou práci (tj. přímou projektovou práci). Vždy je vyjádřena jako procento z celkového dostupného času, takže míra využití 100 procent znamená, že všechny hodiny jsou fakturovatelné, a nula procent znamená, že klientovi nejsou účtovány žádné hodiny.
Využití je definováno jako množství dostupného času zaměstnance, které je využito pro produktivní, fakturovatelnou práci, vyjádřené v procentech.
První způsob, jak se podívat na využití, je aplikovat ho na jednotlivé zaměstnance. Předpokládáme-li 40hodinový pracovní týden a podíváme-li se na něj 52 týdnů, lze předpokládat, že celkový roční dostupný čas zaměstnance činí 2,544 120 hodin. Většina firem nabízí placené volno (PTO), jako je dovolená, svátky, nemocenská atd., které samozřejmě není zúčtovatelné, ale přesto je zaměstnanci vypláceno. Pokud má zaměstnanec patnáct dní nebo 2,089 hodin PTO za rok, pak má potenciál pouze 90 100 hodin nebo asi 90 procent svého času skutečně k dispozici pro přímé účtování (za předpokladu, že žádné přesčasy). Dále, pokud si zaměstnanec účtuje čas na nezúčtovatelné věci, jako jsou kancelářské schůzky, profesní rozvoj atd., pak se počet přímých hodin o tyto nepřímé činnosti dále snižuje. Pokud by to činilo přibližně 89 hodin za rok (dvě hodiny týdně), pak by se XNUMXprocentní míra využití v našem příkladu snížila na přibližně XNUMX procent. Obecně se to považuje za docela dobrou míru individuálního využití.
Ne všichni zaměstnanci by měli mít stejnou míru využití, protože ne všichni zaměstnanci mohou mít stejné množství placeného volna. Kromě toho mají někteří zaměstnanci větší povinnosti, které nejsou fakturovatelné, například spojené s marketingem, kancelářskou administrativou nebo managementem. Optimální míra využití musí zohledňovat nezbytný nebo očekávaný nefakturovatelný čas každého zaměstnance. Nastavení realistické míry využití ovlivňuje správu zdrojů, protože pomáhá předpovídat skutečný dostupný čas pro projekty a optimalizaci zdrojů.
Dalším způsobem, jak se podívat na míru využití, je skupina zaměstnanců, jako je projektový tým nebo studiová skupina. Při použití správného softwaru pro sledování času je možné vidět nejen to, kdo a kolik času věnoval fakturovatelné práci, ale také kolik času v rámci skupiny bylo přiděleno nefakturovatelnému nepřímému času. Sledování míry vytížení skupiny zaměstnanců tímto způsobem je užitečné mnoha způsoby, včetně výpočtu fakturační sazby klientovi.
Míru využití lze také sledovat na úrovni projektu. Když se tento KPI používá ke sledování každé hodiny strávené prací na projektu, rozlišuje mezi těmi, které byly fakturovatelné, a těmi, které z jakéhokoli důvodu nebyly oprávněně fakturovatelné. V ideálním případě je účtováno téměř 100 procent přímého času, ale pokud hodiny překročí rozpočtovaný poplatek nebo pokud je zapotřebí další administrativní čas, pak se tyto hodiny nutně stanou nepřímými náklady. To ilustruje důvod, proč je tento KPI tak důležitou metrikou, protože měří efektivitu fakturace. Většina architektů oceňuje výhody efektivity, pokud jde o stavbu a konstrukci. Stejně tak řízení firmy a projektů, které jsou stejně efektivní, by mělo být vždy cílem.
Je důležité si pamatovat, že nejlepší způsob, jak monitorovat míru využití a reagovat na ně, je v reálném čase, což znamená, že vykazování času musí být efektivní. Manuální analýzy plýtvají časem a zdržují porozumění, protože vyžadují shromažďování informací z různých zdrojů a jejich sestavení do zprávy. Pokud je tomu tak, v době, kdy jsou informace známé, je obecně příliš pozdě s tím něco dělat. Počítačové časové výkazy to mohou překonat.
KPI #2 – REALIZACE
Jen proto, že je zaměstnanec vysoce vytížen, nemusí nutně znamenat, že je zajištěna ziskovost. Chcete-li to určit, je zapotřebí KPI skutečné realizace dolaru. Míru realizace nelze vypočítat jako procento, jako je využití, ale jako měnu. Je to skutečná fakturovaná hodnota každé hodiny, kterou zaměstnanec odpracoval na projektu. Jinými slovy, vezme využití z procent a převede ho na hodnotu zaměstnance na hodinové bázi.
Realizace je představa, že výnosy mohou být uznány až poté, co byly služby dodány a získány. Zjistěte více o rozdílu mezi využitím a mírou realizace.
Realizace je důležitá, protože u určitých projektů – nebo dokonce u určitých fází určitých projektů – nemusí zaměstnanec plně účtovat své hodinové služby. To může být způsobeno tím, že projekt je součástí ujednání o pevném poplatku založeném na procentu dokončení během fakturačního období. V těchto situacích odpracované hodiny přímo nekorelují s příjmy na základě hodinových sazeb. V jiných případech jsou lidé využíváni, ale manažer není oprávněn účtovat všechny hodiny odpracované během tohoto období z různých důvodů. Dobrý software pro správu rozumí těmto typům situací a stále může vykazovat získané příjmy a upravovat je na hodinové bázi.
Pochopení toho, co způsobuje realizaci, je pro zdraví firmy zásadní. Může se stát, že projekt je špatně řízen, například když manažer neposkytne zaměstnanci dostatečné informace, ale oni pokračují v práci a pak zjistí, že je třeba ji předělat. Případně nemusí být zaměstnanec kompetentní k práci, která je po něm požadována, a její dokončení trvá mnohem déle. V tomto případě si manažer potřebuje některé z těchto hodin odepsat, nebo pokud je to omezeno fixním poplatkem, odepíše se standardně.
To vše vede k vyjednávání o poplatcích na začátku projektu. Zmocněnec, který vyjednává smlouvu, nemusí přidělit dostatečný honorář, aby umožnil týmu řádně provést práci. Naopak míra realizace by se mohla ukázat jako velmi vysoká, protože zadavatel mohl mít vyjednané poplatky za projekty, které jsou více než dostatečné k provedení díla. Tento konkrétní klíčový ukazatel výkonu je tedy od počátku přímo spojen s vyjednávacími schopnostmi a také s efektivním řízením a kompetencí projektového týmu.
WINTER HOLBEN ARCHITECTS, KITTERY, MAINE
Foto s laskavým svolením Winter Holben Architects
O firmě: Winter Holben je multidisciplinární studio postavené na konceptu bezproblémové integrace architektury, designu a značky. Vytvářejí pohlcující zážitky pro různé rezidenční, komerční a maloobchodní klienty – včetně Bank of America a UPS – které zapojují návštěvníky, patrony i zaměstnance.
Problémy řízení praxe: Před přijetím integrovaného softwaru pro správu spoléhala společnost Winter Holben na velmi manuální systém pro své procesy back-office. Zaměstnanci by zadávali časové karty do jedné tabulky, zaznamenávali účtování do jiné a řídili projekty v další. Tento přístup přirozeně vyžadoval rozsáhlé zadávání dat a plýtval drahocenným časem. Kromě toho oddělení informací znamenalo, že další analýza dat byla docela fuška. Výpočet metrik, jako je efektivní fakturační sazba zaměstnance nebo ziskové marže projektu, si vyžádal spoustu kopírování, vkládání a zadávání tabulkových vzorců.
Řešení pro řízení praxe: Winter Holben opustil své tabulky pro integrovaný počítačový softwarový program, který zahrnuje účtování, čas a náklady, projektové řízení a možnosti podávání zpráv. Využívají možnosti integrace s QuickBooks Online – včetně jeho funkce chytrého mapování – ke zjednodušení veškerého jejich účetnictví. Zaměstnanci nyní mohou spravovat prakticky vše na jednom místě, stačí zadat své časové karty. To umožňuje sledovat a určovat klíčové ukazatele výkonu na jednom místě a podle potřeby také generovat zprávy nebo kontrolovat data. Slovy účetního Wintera Holbena, Marcy Monkman, „Vše plyne z časových výkazů a zaplňuje faktury a výkazy.“
výsledky: Po několika měsících používání softwaru Monkman hlásí, že největším rozdílem je zatím čas, který ušetřili. Jen jejich vedoucí kanceláře jim snížil pracovní zátěž o čtyři hodiny týdně. Je to z velké části proto, že program výrazně zjednodušuje a zkracuje proces zadávání dat tím, že nabízí tolik funkcí na jedné platformě. Zbavili se „veškeré manuální práce, počínaje časovými výkazy, pak fakturací a pak aktualizací souborů řízení projektu“. Monkman pokračuje: “Nyní jsme schopni to všechno udělat na jednom místě.” I když už viděla úžasné výhody, Monkman poznamenává, že Winter Holbenová právě začíná rýsovat po povrchu možností. Je nadšená, když vidí, co se naučí dál.
[ Stránka 2 z 5 ]
